12月から5月までの半年間、会計事務所は繁忙期となり、年末調整－確定申告－３月決算と定例的な業務のボリュームがかなり多くなってしまいます。石田会計では世間一般の会計事務所に比べれば残業時間は少ないのですが、定例業務は定時内でしっかりと終わらせて、臨時的業務や定型業務の改善や自己研鑽のために、それ以外の時間を使いたいと思っています。
定例業務を効率化するために、時間管理についての本を読み漁っているのですが、その中で一つ取り入れてみたのが「Googleカレンダー」にてスケジュールを作成するというものです。
Googleカレンダーでは、入力したスケジュールはグラフィカルに表示されるので、直感的に把握ができ、また予定の変更をマウスの移動でおこなえたり、一週間と二週間の表示もワンタッチで切り替えられたりと、紙の手帳では出来ないメリットがいくつもあります。また、携帯電話からも見ることが出来るところも気に入っています。
基本的な使い方としては、やらなければいけないことが出てくるたびに、テキストファイルに書き出していって、それがどれぐらいの時間が必要なのかを頭の中で想定して、スケジューラーの空いているところに転記するたびに、書き出したものを消していくようにしています。
これをやることで、今自分が何をすべきなのかを迷い無くやることができ、重要事項をやり残してしまって、後で慌てるなんてことが無くなる訳です。もっとも、まだ予定の組み方が下手なため、思っている以上に時間がかかってしまい、予定を翌日回しにしてしまうことがありますので、今後さらなる改良を加えていくつもりです。
しかし、こうしてキッチリと予定を組んでみると、電話・メール対応や所内の業務がイレギュラーに飛び込んでくることで、予定していた仕事が後へと押されていくことが分かってきました。もちろんお客様からのご連絡には、予定を崩してでも対応させていただくつもりですが、こちらから行う電話やメールを書く時間などは、あらかじめ予定を割り振って、その時間にまとめてこなそうかと考えています。
まだまだ、上手く時間を使いこなすために暗中模索しているところですが、少しでも効率良くいい仕事が出来るように、次々とアイデアを探してきて実践していくつもりです。
これを読まれている方も、「こんなやり方があるよ」ということがあれば、ぜひ教えてください。
by 小林雄
