会社の状況によって様々ですが、基本的に税務調査は数年に一度やってきます。
そんなとき、決まって聞かれるのが「○○についての資料はありますか？」 というものです。
つい最近の事柄であれば、計算根拠やその時の状況、どうしてこのように処理したのかなど詳細に説明できるのですが、過去のこととなるとそう簡単にはいきません。その時は、納得して行った処理でも数年経つと、忘れてしまうものです。また、資料があっても、数字の根拠や理由などは、どうしても「記憶」が薄れてしまいます。
そこで頼りになるのが「記録」ということになります。
「記録」は「記憶」と違って目に見えるため、証拠として残るうえに「記憶」を呼び起こす手掛かりになることもあります。
こんなことまでメモしておく必要があるのかな・・・と思うようなことが、実は後から大変役に立ったという経験は何度もあります。
例えば、正式な資料が見つからなかったときに、手書きのメモや手帳の記録が証拠になったということもあります。
もちろん、きちんと書類を整備しておくことが一番なのですが、何気ない記録がそれを補ってくれることがあります。
少し面倒だと感じても、後々の自分を助けると思って、意識的に「記録」を残す努力をしていこうと思いました。
by 板谷
